Ahora tenemos la posibilidad de distribución automática de clientes, proveedores, y productos a todos los usuarios de la sesión, tras una importación de maestros desde un fichero externo.
Ventaja : Agilidad e Integridad
Para las organizaciones que asignan usuarios eGAM a cada puesto les será de mucha utilidad disponer de un registro histórico de las personas que han ocupado cada puesto, logrando con ello una trazabilidad total en los asuntos y tareas históricos.
Ventaja : Trazabilidad Asuntos y Tareas. Menor necesidad de usuarios y por lo tanto ahorro de costes en el uso eGAM
Para todos los procesos definidos en eGAM como de GESTIÓN DOCUMENTAL disponemos de la funcionalidad de que el título de la tarea asuma automáticamente la nomenclatura <Revisión nnnnn> siendo nnnnn el código de la tarea.
Para conseguirlo, al generar una nueva tarea sólo tendremos que declararla como tarea de tipo «Documento Vigente» y de ese modo la tarea asume como título <Revisión + código de la tarea>.
Además tendremos la posibilidad de editar el código de tarea para hacerlo coincidir con el numero de versión del documento, si procede.
Ventaja : Ahorro de tiempo y mayor uniformidad en las nomenclaturas
En las siguientes imágenes podemos apreciar como configurar la tarea para disfrutar de dicha prestación, y el resultado.
Ahora es posible configurar los Procesos de GESTIÓN DOCUMENTAL de manera que cada nueva tarea correspondiente a una nueva revisión de un documento suponga la declaración automática de dicho documento como DOCUMENTO VIGENTE, y como ya sabemos declarando la anterior versión como OBSOLETA automáticamente y a la vez distribuyendo y avisando de la nueva versión y disponible a todos aquellos usuario incluidos en la Lista de Distribución generada para dicho documento.
Ventaja : Mayor agilidad, pero hay que tener en cuenta, si es que se necesitan, que se realiza la aprobación de documentos sin haberse generado evidencias de revisión y aprobación de documentos.
En la imagen vemos como configurar el/los proceso/s de GESTIÓN DOCUMENTAL para disfrutar de dicho automatismo
Ya está aquí la tan demandada mejora consistente en tener la posibilidad de visualizar un documento antes de su descarga.
Hemos habilitado la misma funcionalidad que dispone el Google Docs en este sentido.
Ventaja : Ahorro de Tiempo, ya que no es necesario descargar un fichero para ver su contenido
Como se aprecia en la imagen, si clicamos en la barra del documento, se nos abrirá el visor habilitado y si se trata de ficheros de los siguientes tipos podremos visualizar el contenido del fichero sin necesidad de descargarlo.
No obstante, seguimos teniendo la posibilidad de descargar el documento si clicamos en el icono 
de la barra del documento en cuestión.
En la Gestión Documental de eGAMbpm ahora es posible asignar una Lista de Distribución Genérica a una carpeta o rama contenedora de documentos, de manera que todos los documentos de dicha rama serán por defecto distribuidos a los usuarios o grupos de usuarios de dicha lista. No obstante desde el asunto en el que se gestiona cada documento puede concretarse una lista de distribución personalizada.
Desde el icono señalado en Rojo accedemos a la generación de la lista de distribución genérica para todos los documentos de la rama.
Ventaja : en el caso el caso de Carpetas cuyos documentos han de ser distribuidos a los mismos usuarios, no es necesario generar una lista de distribución por cada documento.
En la Gestión Documental de eGAMbpm ahora es posible asignar una Lista de Distribución Genérica a un carpeta o rama contenedora de documentos, de manera que todos los documentos de dicha rama serán por defecto distribuidos a los usuarios o grupos de usuarios de dicha lista. No obstante desde el asunto en el que se gestiona cada documento puede concretarse una lista de distribución personalizada.
Desde el icono señalado en Rojo accedemos a la generación de la lista de distribución genérica para todos los documentos de la rama.
Con la intención de ofrecerles un mejor servicio, hemos acordado realizar como mínimo una actualización evolutiva de eGAMbpm en nuestros servidores Hosting, cada primer viernes de cada dos meses.
Generalmente nuestros técnicos realizarán las actualizaciones entre las 15:00 y las 16:30 Hora Peninsular Española (GMT + 2), por lo que en dicha franja horaria puede no estar disponible el servicio eGAM
Con al menos 72 horas anunciaremos a través de este blog los cambios más significativos. Te sugerimos te suscribas al blog y/o nuestro twitter @egambpm
Tras la actualización de los servidores, en este blog y en nuestro Canal Youtube eGAM Academy podrán encontrar información adicional sobre las novedades con la intención de facilitarles os conocimientos necesarios para aprovechar las nuevas y/o mejoradas prestaciones.
Como siempre a su disposición
Su equipo eGAMbpm
Frases para reflexionar :
» Si no puedes describir lo que haces como un proceso, no sabes lo que haces» del Dr. Deming,
« La Excelencia en Procesos es la Mejora Continua de la forma en la que las organizaciones creamos y entregamos Valor a los Clientes »
Este video, muy bien producido por Process Excellence Network, ilustra la importancia de la GESTIÓN por PROCESOS (BPM) en favor de la EXCELENCIA y la MEJORA CONTINUA.
De vuelta tras las vacaciones de verano, estamos preparando una próxima actualización de eGAMbpm con las siguientes novedades:
GESTIÓN DOCUMENTAL
– Visualizar un documento sin necesidad de descargarlo, en determinados formatos.
– Lista de distribución de documentos por Ramas de Documentos
– Posibilidad de automatizar las aprobaciones de versiones de documentos vigentes
– Nomenclatura automática en tareas de Procesos de Gestión Documental
ORGANIGRAMA
– Histórico de persona – puesto mantenible
IMPORTACION DE FICHEROS
– Posibilidad de distribución automática de clientes, proveedores, y productos a todos los usuarios de la sesión, tras una importación de maestros desde un fichero externo.
La actualización de los servidores hosting está prevista para el próximo viernes 5 de septiembre entre las 15h y las 16:30 (Central European Time, GMT+2).
Tras la actualización ampliaremos info sobre las novedades en eGAM-Academy
